Відповідно до статті 45 Конституції України кожен працівник має право на оплачувану відпустку. Звісно, директор чи головний бухгалтер підприємства, установи, організації (далі — підприємство) не є винятком. І хоча за бажанням працівника відпустку можна поділити на частини відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), працівники, що обіймають посади директора чи головного бухгалтера, повинні полишати виконання своєї роботи на період не менш ніж 14 календарних днів на рік (основна безперервна частина щорічної відпустки). До того ж директор (головний бухгалтер) має право скористатися й іншими належними йому видами відпусток відповідно до Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (наприклад, такими як відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами чи відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку).
Тривала відсутність на роботі ключових працівників іноді може призвести ледь не до повної зупинки діяльності підприємства, тож у таких ситуаціях постають цілком логічні запитання: чи зможуть директор і головний бухгалтер підписувати документи під час своєї законної відсутності на роботі та як організовувати роботу підприємства, особливо якщо ці працівники відпочивають в іншому місті чи за кордоном?
Що робити в такій ситуації – розбиралась наш постійний спікер Алеся Павлинська (АО Arzinger).
Взагалі, ідеальне рішення – директор (головний бухгалтер) на час відпустки доручає виконання своїх посадових обов’язків іншим працівникам підприємства (найкраще — своєму безпосередньому заступнику).
Але на практиці часто трапляються випадки, коли керівництво вперто не хоче довірити підлеглим виконання відповідних обов’язків або взагалі нехтує вирішенням цього питання. І тоді виникають уже зовсім інші запитання: чи буде дійсним підпис директора чи головного бухгалтера, зроблений у той час, коли він формально відсутній на роботі, і що робити з наслідками такої неуважності чи впертості?
Як уже зазначалося, кожен працівник має конституційне право на відпочинок і таке право реалізується, зокрема, шляхом використання права на відпустку. Оскільки час відпочинку не є частиною робочого часу (виключно протягом якого працівник може виконувати свої трудові обов’язки), перебуваючи у відпустці, працівник зобов’язаний припинити виконання усіх своїх посадових обов’язків. Отже, працівник також не має права підписувати будь-які документи, які в силу своєї трудової функції він має візувати.
Відповідна думка підтверджується, зокрема, листом Міністерства соціальної політики України «Щодо тимчасового виконання обов’язків відсутнього працівника» від 17 жовтня 2016 року № 376/06/186-16 (далі — Лист № 376/06/186-16), в якому як додатковий аргумент наводяться положення статті 79 КЗпП про можливість відкликання працівника із відпустки для виконання обов’язків у виключних випадках, а також роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати, Секретаріату Всесоюзної центральної ради професійних спілок «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29 грудня 1965 року № 30/39, яким передбачено можливість тимчасового заступництва або заміщення тимчасово відсутнього працівника у разі виробничої необхідності.
Також варто звернути увагу на статтю 105 КЗпП, пункти 1 та 2 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 4 грудня 1981 року № 1145, якими передбачено можливість виконання працівниками обов’язків тимчасово відсутніх працівників.
Отже, для власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) у разі, якщо директор (головний бухгалтер) не покладає виконання своїх обов’язків на іншого працівника на час своєї відсутності, окрім факту порушення трудового законодавства в частині залучення працівників до роботи у неробочий час, існують й інші ризики:
- зловживання такими працівниками своїми повноваженнями при підписанні документів та відсутність підстав і можливості їх притягнення до відповідальності
- відмова (правомірна!) таких працівників від підписання тих чи інших документів під час їхньої відпустки
- відсутність особи, яка могла б оперативно поставити свій підпис замість відсутнього працівника (якщо той на час відпустки перебуває в іншому місті або за кордоном)
Звісно, за умови цілковитої довіри з боку роботодавця до директора (головного бухгалтера) підприємства зазначеними ризиками можна певною мірою знехтувати. Водночас не слід очікувати такого ж рівня довіри з боку контрагентів, конкурентів чи державних органів.
Слід памʼятати, що якщо третім особам або державним органам стане відомо про те, що директор (головний бухгалтер) підприємства на момент підписання документа перебував у відпустці (а отже не мав повноважень на підписання тих чи інших документів), можуть виникнути сумніви щодо дійсності підписаного документа або ж взагалі щодо справжності підпису відсутньої особи, особливо, якщо такий працівник на час відпустки перебував в іншому місті чи за кордоном.
Так, відповідно до положень частини 2 статті 203 та частини 1 статті 215 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) правочин може бути визнано недійсним у разі відсутності в особи, що його вчинила, необхідного обсягу цивільної дієздатності. У нашому випадку слід говорити про те, що у тимчасово відсутнього працівника, як уже було зазначено, відсутні повноваження на вчинення під час відпустки будь-яких дій, що передбачені його трудовою функцією та посадовими обов’язками.
З другого боку, законодавство захищає добросовісних третіх осіб, якщо вони не знали або не могли знати про обмеження щодо представництва юридичної особи відповідно до частини 3 статті 92 ЦКУ та статті 10 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15 травня 2003 року № 755-IV. Такий корпоративний підхід надає право керівнику представляти підприємство у будь-який час (і під час відпустки) за умови наявності відомостей про нього в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Проте зауважимо, що єдиного чіткого вирішення проблеми співвідношення корпоративних повноважень керівника та його повноважень як працівника досі немає, як і відповідної показової судової практики.
Щодо питань справжності підпису тимчасово відсутнього працівника, то слід розуміти, що будь-які сумніви контрагентів чи державних органів щодо того, чи міг директор (головний бухгалтер), перебуваючи у відпустці, фактично підписати той чи інший документ, можуть потенційно призвести до відкриття кримінального провадження.
У такій ситуації підприємство не врятує навіть наявність у працівника електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП), оскільки використовувати його для підпису чи візування документів особа має особисто. До того ж у разі виникнення сумнівів щодо повноважень працівника під час його відпустки говорити про те, що ЕЦП на цей період було передано іншому працівнику, також не варто, адже частина 2 статті 12 Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII зобов’язує осіб забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа.
Тому передати ЕЦП іншому працівнику не можна. У разі використання електронного документообороту, працівнику, що виконуватиме обов’язки відсутнього працівника, має бути оформлено окремий особистий ЕЦП.
Дещо інша справа з використанням факсиміле. Відповідно до частини 3 статті 207 ЦКУ та пункту 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, факсиміле може використовуватись лише за наявності відповідних домовленостей між сторонами правочину (або з особою, якій передається той чи інший документ). У випадку підпису чи візування документів, що подаються до державних органів, факсиміле зазвичай не є прийнятним варіантом (зокрема, для податкової документації).
Отже, щоб уникнути небажаних проблем, слід завчасно подбати про передання права підпису відповідним працівникам підприємства.
Які є способи передачі таких повноважень:
- за рішенням роботодавця (зокрема, у випадку, якщо керівником до моменту виходу у відпустку не було призначено особу для тимчасового виконання його обов’язків, а іншими документами підприємства не визначено відповідальну особу на час відсутності керівника)
- наказом по підприємству, що видається до початку відпустки працівника
- видання довіреності до початку відпустки працівника (іноді така довіреність видається саме на виконання наказу про делегування повноважень)
- відповідно до положень посадових інструкцій та трудових договорів відповідальних працівників (наприклад, посадовою інструкцією заступника директора та трудовим договором із ним може бути передбачено виконання ним обов’язків відсутнього директора)
- відповідно до положень статуту підприємства чи внутрішніх положень (часом є доцільним закріплення схеми делегування повноважень посадових осіб у таких документах)
Із набуттям чинності Законом України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 6 лютого 2018 року № 2275-VIII, статтею 42 якого передбачено можливість визначення кола посадових осіб стату том товариства, варто звернути увагу на ще один важливий момент. Керівник (а також головний бухгалтер, якщо це передбачено статутом) належить до посадових осіб товариства, а отже несе відповідальність, визначену вказаним законом. Тому рекомендуємо делегувати повноваження на час відпустки керівника (головного бухгалтера, якщо він входить до кола посадових осіб) іншим посадовим особам підприємства. Лише за такої умови у разі вчинення особами, яким доручено виконання повноважень відсутніх працівників, порушень чи зловживань, їх можна притягнути до такої ж відповідальності, що й працівників, яких вони тимчасово заміщують.
Читайте також: Основні помилки в статуті ТОВ