Все хозяйственные сделки требуют соответствующего подтверждения реальности их проведения, которое чаще всего заключается в документировании. Для того, чтобы потом в хозяйственном суде при споре с контрагентом было легче доказать свою правоту, или в споре с налоговым органом – отстоять свою позицию, при документировании операций следует учесть специфику каждого типа правоотношений.

Возьмите за правило, что для любого типа правоотношений у вас должен быть: договор и необходимые спецификации к нему, акты выполненных услуг или расходные накладные (если передается товар), выставленные счета, отчеты или другие материалы, которые будут подтверждать объем предоставленных услуг.

При этом, из рекомендаций государственных органов и судебной практики можно выявить ряд особенностей, которые следует учитывать в некоторых видах договоров. Рассмотрим их коротко.

1. Договора поставки

Здесь достаточно стандартно: договор, расходная, при необходимости – доверенность на получение торгово-материальных ценностей. Дополнительно, с учетом специфики поставляемого товара, есть смысл сохранить сертификат соответствия, паспорт качества или другие документы, подтверждающие происхождение, ассортимент и качество товара.

2. Договор перевозки

Здесь тоже все относительно не сложно. Основной договор (иногда он может быть изложен как договор присоединения, быть публичной офертой) и товарно-транспортная накладная. При этом, товарно-транспортная накладная подтверждает именно факт перевозки, а не покупки товара, что следует учитывать в спорах с налоговыми органами.

3. Строительные работы

Если работы проводятся не за государственные средства – используется договор подряда, приложением к которому идет документ-спецификация, в котором детализируются: дата, объемы работ, смета, обоснование стоимости, просчет стоимости материалов и так далее. Форму такого договора стороны устанавливают самостоятельно.

Если же работы ведуться за государственные средства – обязательными будут акт приема выполненных строительных работ и справка о стоимости работ, формат которых утвержден ГСТУ Б Д.1.1-1:2013.

Господарське право та процес

4. Маркетинговые и рекламные услуги

Тут уже интереснее. Так как эта сфера менее прогнозируемая и понятная, суду и контролирующим органам часто бывает трудно доказать необходимость в таких услугах. Главное – доказать взаимосвязь предоставляемых услуг с основной хозяйственной деятельностью компании. Кроме договора, актов и спецификаций, в которых детально должны быть прописаны и цель услуг, и их суть, дополнительно можно подготовить приказ по предприятию з обоснованием необходимости конкретных услуг. Кроме того, акт приема-передачи работ должен подтверждаться соответствующим отчетом, с подробной детализацией всего выполненного. Для обоснования своей позиции в суде компания может подать документ, в котором через математические просчеты обоснует необходимость таких услуг (например, аргументируя выросшей прибылью компании).

5. Юридические услуги

Еще одна спорная категория услуг. Но логика действия в них аналогична предыдущему пункту: в документах должно быть максимально детализировано особенности предоставления услуг. То есть в спецификациях и актах не стоит писать просто «юридические услуги», особенно если суммы большие. Детализируйте, в чем именно состояла суть таких услуг. Если услуги состояли в анализе какого-либо сложного вопроса – есть смысл оформить это в письменную консультацию или отчет и сохранить как приложение к договору.

Вывод: первичные документы, предусмотренные законодательством, это еще не все. Кроме того, что они должны полностью соответствовать законодательству в части обязательных реквизитов, по сути они также должны быть детализированы. И кроме первичных документов нужно подстраховать себя максимальным количеством доказательств и документов, подтверждающих как необходимость, так и суть правоотношений.

Читайте также: Можно ли взыскать долги с контрагента, не обращаясь в суд?

Pin It on Pinterest